Docubird Accountancy Template

Het Accountancy Template geeft elke klant dezelfde dossierstructuur, in een eigen SharePoint-site die automatisch klaarstaat. Je doet de onboarding grotendeels zelf, samen met je IT-beheerder. Reken op twee tot vijf werkdagen, de migratie niet meegerekend.

1. 01

   Teken de verwerkersovereenkomst

   Interne beheerder

   Iemand van de directie of de interne beheerder tekent de verwerkersovereenkomst digitaal, via Docusign. Bij gebruik van Docubird Accountancy Template ga je akkoord met de verwerkersovereenkomst. De handtekening legt dat vast. Neem je meerdere modules of diensten af, dan teken je hem maar één keer.

   Teken de verwerkersovereenkomst(opent in een nieuw tabblad)Markeer als afgerond
2. 02

   Maak een Docubird-gebruiker aan

   IT-beheerder

   Maak het account docubird@[bedrijfsnaam].onmicrosoft.com aan. Geef het de rol SharePoint-beheerder en de licenties Microsoft 365 Business Basic en Power Automate Premium. Gebruiken jullie Conditional Access, sta dan externe aanmeldingen voor dit account toe.

   Het formulier maakt van de gegevens een link die maar één keer te openen is. Daarna worden ze verwijderd. Hoe Onetime Secret gegevens beschermt (opent in een nieuw tabblad). Liever een eigen manier? Stuur de gegevens dan veilig naar support@docubird.com.

   OrganisatieE-mailadres contactpersoonGebruikersnaamWachtwoord

   Het account heeft de rol SharePoint-beheerder en de licenties Microsoft 365 Business Basic en Power Automate Premium.

   Website

   Verstuur veilig

   Markeer als afgerond
3. 03

   Zet de Outlook en Office add-ins klaar

   IT-beheerderOptioneel

   Ga in het Microsoft 365 admin center naar Settings › Integrated apps › Add-ins › Deploy Add-in. Kies de Microsoft Marketplace, zoek Docubird for Outlook en Docubird for Office, en wijs ze toe aan Everyone of aan de gebruikersgroep.

   Microsoft: Office-add-ins uitrollen via het admin center(opent in een nieuw tabblad)Markeer als afgerond
4. 04

   Keur de consent link van Docubird goed

   IT-beheerder

   Docubird stuurt binnen enkele werkdagen een unieke link naar de contactpersoon. Keur die goed met een Global Admin-account. Binnen één tot drie werkdagen na goedkeuring staat het Accountancy Template in jullie omgeving klaar.

   Markeer als afgerond
5. 05

   Maak de klantsites aan

   Interne beheerder

   Elke klant krijgt een eigen site. Om de dossiers klaar te zetten, importeer je eenmalig je huidige klantenlijst.

   Met welk pakket koppelen jullie?

   TessHixExact OnlineFortes CRMSimplicateGeen CRM-koppeling

   Markeer als afgerond
6. 06

   Maak de groep Docubird Users aan

   IT-beheerder

   De Docubird-groepen bestaan al. Maak alleen de groep Docubird Users aan en koppel die aan de juiste groepen.

   De groep inrichten

   1. Maak een nieuwe beveiligingsgroep aan met de naam Docubird Users.
   2. Voeg alle medewerkers toe die klantdossiers mogen inzien (vermijd gastgebruikers).
   3. Voeg Docubird Users als lid toe aan deze bestaande Docubird-groepen (genest lidmaatschap). Zo krijgt iedereen in Docubird Users vanzelf de juiste toegang:
      • Docubird_Administratie_leden
      • Docubird_Archief_bezoekers
      • Docubird_Advies_leden
      • Docubird_Controle_leden
      • Docubird_Fiscaal_leden
      • Docubird_Jaarwerk_leden
      • Docubird_Lonen_leden
      • Docubird_Permanent_leden
      • Docubird_Relatiebeheer_leden

   Toekomstige medewerkers toegang geven (optioneel)

   Ga naar mygroups.microsoft.com, open de groep Docubird Users en voeg de nieuwe medewerker toe.

   Bibliotheken verbergen (optioneel)

   Moet een bibliotheek verborgen blijven, voor iedereen of voor bepaalde medewerkers? Koppel Docubird Users dan niet aan de groepen van die bibliotheek, en voeg alleen de medewerkers toe die er wel bij mogen. Zonder lidmaatschap is de bibliotheek niet zichtbaar.

   Rechten beperken tot leesrechten (optioneel)

   Moet een medewerker in een bibliotheek alleen kunnen lezen? Voeg die dan toe aan de bezoekersgroep van die bibliotheek, bijvoorbeeld Docubird_Fiscaal_bezoekers. De groepen vind je via mygroups.microsoft.com.

   De medewerker blijft in Docubird Users. Staat iemand in de ledengroep (schrijven) én in de bezoekersgroep (lezen), dan gelden de strengste rechten.

   VIP-klantdossiers afschermen (optioneel)

   1. Ga naar app.docubird.com › SharePoint › Datasources › Clients en open de klant.
   2. Vul bij Site Members in wie wel toegang heeft: personen of een subgroep. Is dit veld leeg, dan hebben alle Docubird Users toegang.

   Toegang voor externen beheren (optioneel)

   Extern delen stel je in bij de tenant of de SharePoint-site, als onderdeel van het Microsoft 365-beleid. Dat beheer staat los van Docubird. Twijfel je, vraag het dan na bij je IT-partner. Staat extern delen daar uit, dan deelt de knop Delen vanzelf alleen intern.

   Het Accountancy Template is in principe gebouwd voor intern gebruik. Werk je samen met klanten? Gebruik dan Teams, een aparte SharePoint-site buiten de klantdossiers, of een extern pakket zoals Hix Dossier. Zo blijven de interne dossiers gescheiden van wat klanten zien.

   Voor geavanceerd toegangsbeheer bekijk je het kennisbankartikel.

   Kennisbank: Toegang tot klantdossiers beheren→Markeer als afgerond
7. 07

   Loop de admininstellingen na

   Interne beheerderOptioneel

   Bekijk de instellingen in Docubird en volg het advies, of kies je eigen inrichting.

   Kennisbank: Admininstellingen beheren→Markeer als afgerond

Dit onderdeel hoort bij route accountancy template. Daar zie je wat ervoor en erna komt.