Docubird Approvals

Docubird richt de goedkeuringsflows samen met jullie in, op basis van jullie eigen werkwijze. Ze draaien op Microsoft Approvals en kunnen zo eenvoudig of uitgebreid zijn als nodig.

1. 01

   Teken de verwerkersovereenkomst

   Interne beheerder

   Iemand van de directie of de interne beheerder tekent de verwerkersovereenkomst digitaal, via Docusign. Bij gebruik van Docubird Approvals ga je akkoord met de verwerkersovereenkomst. De handtekening legt dat vast. Neem je meerdere modules of diensten af, dan teken je hem maar één keer.

   Teken de verwerkersovereenkomst(opent in een nieuw tabblad)Markeer als afgerond
2. 02

   Plan een meeting met Docubird

   Interne beheerder

   Iedere organisatie heeft andere wensen rondom goedkeuren, dus de inrichting bespreken we vooraf. Stuur een bericht naar support@docubird.com om een moment in te plannen.

   Mail support@docubird.com(opent in een nieuw tabblad)Markeer als afgerond
3. 03

   Bepaal hoe de goedkeuring verloopt

   Interne beheerder

   Moet de goedkeuring stap voor stap (sequentieel) of tegelijk (parallel) plaatsvinden? Moet er na goedkeuring een e-mail uit, en moeten metadata daarna automatisch worden bijgewerkt?

   Markeer als afgerond
4. 04

   Leg vast wie mag goedkeuren en wat er bij afkeuring gebeurt

   Interne beheerder

   Bepaal welke gebruikers of groepen mogen goedkeuren, en welke acties er volgen als een document wordt afgekeurd.

   Na jullie akkoord richten de techneuten van Docubird de flow in. Reken op gemiddeld vijf werkdagen per goedkeuringsflow.

   Markeer als afgerond
5. 05

   Bied je eerste document ter goedkeuring aan

   Gebruiker

   Zodra de flow klaarstaat, bied je een document ter goedkeuring aan. De status van lopende verzoeken volg je via Taken in Docubird.

   Omdat Approvals op Microsoft Approvals draait, komt een verzoek bij de beoordelaar ook binnen in Teams en Outlook.

   Markeer als afgerond