Docubird Document Templates

Docubird richt Document Templates samen met jullie in, op basis van jullie eigen Office-sjablonen. Daarna beheert het kantoor de sjablonen zelf.

1. 01

   Teken de verwerkersovereenkomst

   Interne beheerder

   Iemand van de directie of de interne beheerder tekent de verwerkersovereenkomst digitaal, via Docusign. Bij gebruik van Docubird Document Templates ga je akkoord met de verwerkersovereenkomst. De handtekening legt dat vast. Neem je meerdere modules of diensten af, dan teken je hem maar één keer.

   Teken de verwerkersovereenkomst(opent in een nieuw tabblad)Markeer als afgerond
2. 02

   Zet de sjablonen klaar

   Interne beheerder

   Verzamel de sjablonen die in Docubird beschikbaar moeten komen, zoals brieven, overeenkomsten en rapportages. Word (DOCX), Excel (XLSX) en PowerPoint (PPTX) worden ondersteund.

   Deel de sjablonen desgewenst in groepen in. Die groepen zie je terug in het menu Templates.

   Markeer als afgerond
3. 03

   Bepaal welke gegevens automatisch ingevuld worden

   Interne beheerder

   Zet placeholders in de sjablonen op de plekken waar metadata moet komen. Alleen metadata uit de bibliotheek waarin het document wordt aangemaakt kan automatisch worden ingevuld.

   Welke metadatavelden een bibliotheek heeft, zie je via Nieuw › Word-bestand in die bibliotheek.

   Markeer als afgerond
4. 04

   Plan een meeting met Docubird

   Interne beheerder

   Stuur een bericht naar support@docubird.com voor een online afspraak. Daarin lopen we de sjablonen en jullie wensen door en adviseren we over de mogelijkheden en wat de inrichting verder nodig heeft.

   Complexe logica, tekst die afhangt van voorwaarden of gegevens uit meerdere bronnen vragen mogelijk om een aanvullende template-oplossing of maatwerk.

   Mail support@docubird.com(opent in een nieuw tabblad)Markeer als afgerond
5. 05

   Beheer de sjablonen zelf

   Interne beheerder

   Na de inrichting beheert het kantoor de sjablonen zelf. Ze staan standaard in de documentbibliotheek Templates op de Datasources-site.

   Liever een andere locatie? Dat kan; geef het aan in de meeting.

   Markeer als afgerond
6. 06

   Genereer je eerste document

   Gebruiker

   Kies in het menu Templates een sjabloon en maak een document aan. Controleer of de placeholders met de juiste metadata zijn ingevuld.

   Markeer als afgerond