Docubird for Outlook
Met Docubird for Outlook belandt mail op de juiste plek, niet in een mailbox. Het is een paneel naast je mail waarmee je opslaat, omzet naar PDF en metadata meegeeft, zonder Outlook te verlaten.
Zelf ervaren? Open deze pagina op een groter scherm om door Docubird for Outlook te klikken.
Vaste mappenstructuur projecten
Mappenstructuur projecten.xlsx84 kBToelichting sjablonen.pdf212 kBHoi Mieke,
Bijgevoegd het overzicht van de mappenstructuur zoals we die bij nieuwe projecten inrichten. De bijlage kun je meteen op de projectlocatie opslaan.
Groet, Ruben
Docubird is direct beschikbaar in Outlook. Klik op de invoegtoepassing in het menu, of op het icoon in je e-mail, om Docubird te openen.
Je IT-beheerder zet de add-in klaar voor jullie Microsoft 365-omgeving.
De getekende offerte staat in de mailbox van een collega.
- 01
De mail komt binnen
Een opdrachtgever stuurt de getekende offerte als bijlage. Je opent de mail zoals altijd, gewoon in Outlook.
- 02
Je klikt op Docubird
Het paneel schuift open naast je mail. Je kiest het project, geeft eventuele metadata mee en vinkt aan dat de bijlage mee moet. Moet het een PDF zijn, dan zet Docubird hem om.
- 03
De mail staat op de juiste plek
Niet in jouw mailbox, maar op de juiste gedeelde documentlocatie. Je collega vindt hem terug zonder jou iets te hoeven vragen.
Veelgestelde vragen
Hoe sla ik een binnengekomen e-mail met bijlagen op?
- Open de e-mail
- Klik in het Docubird-icoon als het zijpaneel nog niet zichtbaar is
- Kies voor Opslaan
Kan ik een e-mail meteen opslaan als ik hem verstuur?
- Stel een nieuwe e-mail op
- Open het Docubird zijpaneel in Outlook
- Selecteer welke bijlagen je eventueel wilt invoegen
Kan ik een e-mail als PDF in het dossier zetten?
- Open Docubird for Outlook
- Navigeer naar de juiste map
- Selecteer de gewenste berichten of bijlagen
Hoe sla ik veel e-mails in één keer op?
- Open app.docubird.com
- Ga naar het tabblad Exchange
- Zoek en selecteer de gewenste e-mails (met of zonder bijlagen)
Kan ik instellen dat bijlagen standaard worden meegenomen?
- Zet aan dat bijlagen automatisch worden geselecteerd bij het opslaan.
- Of haal bijlagen uit de opgeslagen e-mail; je kunt ze los opslaan.
- Je stelt het in via het tandwiel in het Docubird-paneel.
Loop je vast? De assistent zoekt het antwoord op. Kom je er niet uit, dan maak je er een ticket van.
Stel een vraag