Zo werkt de Docubird Hix integratie
Op deze pagina
Met de Hix integratie bied je documenten via Hix aan bij klanten en worden uitgevraagde documenten automatisch opgeslagen in Docubird. Hix blijft de plek waar je taken uitzet, Docubird de plek waar de documenten landen. Werkt op basis van het Accountancy Template of een eigen template.
Wat de koppeling doet
De integratie bestaat uit losse onderdelen. Je zet aan wat je nodig hebt en betaalt één keer € 400 per jaar, ongeacht hoeveel je gebruikt. Aanschaffen doe je via checkout.docubird.com. Hoe je de koppeling daarna aanzet en inricht, staat in de setupgids.
Upload to Hix (standaard functionaliteit)
Dit werkt altijd, ook als je verder niets aanzet. Je stuurt bestanden uit het klantdossier naar een nieuwe taak in Hix.
- Selecteer in Docubird maximaal zes bestanden.
- Klik op Upload to Hix.
- Controleer of de juiste klant is geselecteerd en kies het taaktype.
De taak opent daarna vanzelf in een nieuw tabblad. Daar stel je de rest in, zoals de dynamische velden en de ondertekenaars.
Completed tasks
De bestanden uit afgeronde Hix Docs-taken worden automatisch opgeslagen in het klantdossier.
Question attachments
Dit onderdeel gaat over losse vragen in Hix Questions. Bestanden die aan zo'n vraag zijn gekoppeld belanden bij afronding in het klantdossier.
Questionnaire answers
De antwoorden op een questionnaire worden opgeslagen, inclusief de bijlagen. Bij afronding gaat de hele questionnaire naar één bestemming. Verschillende locaties per subvraag of documenttype zijn niet mogelijk.
External sharing (Dossier)
Zet in Docubird bij de eigenschappen van een bestand Ext. delen op Yes, dan verschijnt het op de Hix Dossier-pagina van die klant. Zo deel je iets met een klant zonder het dossier open te zetten.
SharePoint sites based on companies
Met deze setting maakt Docubird klantdossiers aan op basis van alle bedrijven in Hix. Koppel je in Hix een ander CRM-systeem, dan loopt die data via Hix door naar Docubird. Het gaat daarbij alleen om de klantnaam, het klantnummer, het klanttype en of de klant actief is.
- Bij het aanzetten komen alle bedrijven die nu in Hix staan in één keer binnen. Dat duurt even, net als bij een bulkimport.
- Verwijder of archiveer je een bedrijf in Hix, dan komt het klantdossier in Docubird op inactief te staan.
Waar de documenten landen
Dat bepaal je zelf, per taaktype en per klanttype, met de metadata die er meteen bij ingevuld moet worden. Een beheerder legt dat één keer vast in admin.docubird.com. De instellingen en wat er precies mogelijk is, staan in de setupgids.
De bibliotheek Hix Uitvalbak
Niet elke situatie is vooraf vastgelegd. Komt er een document binnen dat nergens kan landen, dan verschijnt er een nieuwe bibliotheek in het klantdossier: Hix Uitvalbak. Zo raakt er niets kwijt.
- De bibliotheek wordt automatisch aangemaakt zodra dat voor het eerst gebeurt.
- Iedereen met toegang tot het klantdossier kan hem bekijken.
- Leden van de groep Docubird_eigenaren kunnen een document ook aanpassen en verplaatsen.
Wil je weten hoe je voorkomt dat documenten daar belanden, of hoe je anderen schrijfrechten geeft? Dat staat bij de mapping in de setupgids.
Veelgestelde vragen
Hoe gebruik ik Hix Signing?
Documenten ter ondertekening aanbieden aan je klant kan met Upload to Hix, de standaard functionaliteit. Je stuurt de bestanden vanuit het klantdossier naar een nieuwe taak in Hix en stelt daar de ondertekenaars in. Daar is geen extra schakelaar voor nodig.
We hebben Docubird al gekoppeld aan een CRM-systeem. Kan Hix erbij?
De integratie met Hix kent meerdere functionaliteiten die naast een CRM-koppeling kunnen worden ingezet. Gebruik je een ander systeem om binnen Docubird klantdossiers te laten genereren, bijvoorbeeld via Tess? Dan kun je de Hix koppeling daar niet voor gebruiken. Laat de functie SharePoint sites based on companies uit staan om de juiste werking te behouden.
Waar moet ik rekening mee houden als we een eigen template gebruiken?
Dan is de mapping altijd verplicht. De standaardwaarden zijn gemaakt voor het Accountancy Template en sluiten niet aan op een eigen dossierstructuur, dus je kunt de knop Defaults niet gebruiken. Geef per taaktype zelf op waar de documenten landen. Dat doe je bij Richt de mapping in in de setupgids.
Komt onze bestaande dossierdata mee?
Nee. De koppeling werkt vanaf het moment dat hij aanstaat. Wil je oude dossiers overzetten, dan kan dat met een migratietraject. Zie Hoe werkt de klantdossiermigratie?.
Wie kan de instellingen aanpassen?
Alleen beheerders. Zij regelen in admin.docubird.com waar de documenten landen en welke metadata wordt gevuld. Hoe dat werkt, staat in de setupgids.
Was dit artikel nuttig?